HRMS คืออะไร? ทำไมทุกองค์กรยุคใหม่ถึงต้องใช้ระบบนี้

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจเข้มข้น “คน” คือทรัพยากรที่สำคัญที่สุดขององค์กร และการบริหารจัดการพนักงานให้มีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่าย นี่จึงเป็นที่มาของ HRMS หรือระบบบริหารงานบุคคล ที่เข้ามาช่วยให้การจัดการภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายขึ้นกว่าที่เคย

หากคุณกำลังสงสัยว่า HRMS คืออะไร มีหน้าที่และประโยชน์อย่างไร รวมถึงข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต้องมีในระบบ บทความนี้จะพาคุณทำความรู้จักกับระบบบริหารงานบุคคล HRMS อย่างละเอียด ตั้งแต่แนวคิดพื้นฐานไปจนถึงการประยุกต์ใช้ในองค์กรจริง เพื่อให้คุณเข้าใจถึงความสำคัญของโปรแกรม HRMS คือเครื่องมือที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคลในองค์กรของคุณ

สารบัญ

HRMS ระบบบริหารงานบุคคลแบบครบครัน

HRMS หรือ HR Management System คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการงานด้านทรัพยากรบุคคลอย่างครอบคลุม ระบบ HRMS คือเครื่องมือที่รวบรวมฟังก์ชันการทำงานหลากหลายของแผนกทรัพยากรบุคคลไว้ในที่เดียว ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการประเมินผลการปฏิบัติงาน

โปรแกรมบริหารงานบุคคลนี้มาพร้อมกับฟังก์ชันหลักที่สำคัญ เช่น การจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Information Management) การจัดการเวลาทำงานและการลา (Time and Attendance Management) ระบบเงินเดือนและสวัสดิการ (Payroll and Benefits Management) และการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)

HRMS กับประโยชน์ต่อองค์กรยุคใหม่

การใช้งานระบบบริหารงานบุคคล HRMS นั้นมีประโยชน์มากมายที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตอย่างยั่งยืน โดย HRMS system ไม่ได้ช่วยแค่เรื่องการจัดการคน แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างชาญฉลาด โดยประโยชน์ของ โปรแกรม HRMS ได้แก่

ลดเวลาการทำงานซ้ำซ้อนของฝ่าย HR
ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนและสิทธิประโยชน์
เพิ่มความโปร่งใสในการประเมินผลพนักงาน
จัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัยและเข้าถึงง่าย
ช่วยผู้บริหารวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรเพื่อการตัดสินใจ
รองรับการทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid
ส่งเสริมการพัฒนาองค์กรด้วยข้อมูลเชิงลึก (HR Analytics)

HRMS มีหน้าที่อะไรบ้าง?

HR Management System ถูกออกแบบมาให้ครอบคลุมทุกกระบวนการทำงานที่สำคัญ เพื่อให้การบริหารงานบุคคลเป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ โดยหน้าที่หลักของ HRMS ประกอบด้วย

จัดเก็บประวัติและข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน
จัดทำและบริหารเงินเดือน, โบนัส, ค่าล่วงเวลา
บริหารเวลาทำงาน การลางาน และการขาดงาน
ประเมินผลการทำงานและวางแผนพัฒนา
สรรหาและคัดเลือกพนักงานใหม่
จัดการอบรมและกิจกรรมพัฒนาทักษะ
รายงานข้อมูลให้ผู้บริหารตัดสินใจได้แม่นยำยิ่งขึ้น

HRMS ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?

การทำงานของ HRMS ต้องอาศัยข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้อง เพื่อให้ระบบสามารถประมวลผลและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ HRMS system ต้องการข้อมูลหลากหลายประเภทที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคลขององค์กร เช่น

ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ-นามสกุล, วันเกิด, ที่อยู่ เป็นต้น
ประวัติการทำงานภายในองค์กร
ประวัติการศึกษาและการอบรม
ข้อมูลเงินเดือนและสวัสดิการ
ประวัติการลา, ขาด, มาสาย
ผลการประเมินผลงานรายปี หรือรายไตรมาส
เอกสารและสัญญาการจ้างงาน
ข้อมูลภาษีและประกันสังคม

HRMS เทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงโลกการบริหารงานบุคคล

HRMS คือ เครื่องมือที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารงานบุคคลในยุคปัจจุบัน HR Management System ไม่เพียงแค่ช่วยลดภาระงานของแผนกทรัพยากรบุคคล แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความแม่นยำในการจัดการข้อมูลพนักงานอีกด้วย

ระบบ HRMS คือการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรทุกขนาด เพราะช่วยประหยัดเวลาและต้นทุน พร้อมทั้งเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานผ่านการให้บริการที่รวดเร็วและถูกต้อง โปรแกรมบริหารงานบุคคลในรูปแบบ HRMS on cloud คือแนวโน้มที่กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากความยืดหยุ่นและความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล

การเลือกใช้ระบบบริหารงานบุคคลที่เหมาะสมจะช่วยให้องค์กรสามารถก้าวทันเทคโนโลยี ปรับปรุงกระบวนการทำงาน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาดธุรกิจปัจจุบัน จึงเป็นมากกว่าเครื่องมือ แต่เป็นพันธมิตรทางธุรกิจที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาวHRMS system